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No hacemos magia, somos ordenados

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En Shake somos un equipo de creativos, diseñadores, desarrolladores, marketers, analistas… coordinar todo eso para una diversidad de proyectos, con recursos limitados, sobretodo tiempo, es un desafío que atacamos desde nuestro origen y una parte fundamental de nuestra organización es cómo utilizamos Asana.

Los resultados que obtuvimos son tan notorios, que tras algunos meses de trabajar con nuestros clientes, es habitual que nos pidan capacitaciones, que saquen sus propias cuentas o incluso, comiencen a usar nuestro Asana internamente para sus proyectos!

Ahora, en varios casos, tanto de clientes como de empresas que conocemos, notamos que tras algunas semanas dejan de utilizarlo y termina siendo una más de las suscripciones que pagan mensualmente sin sacarle provecho. Y ahi es importante entender algo, Asana en sí no tiene un diferencial significativo sobre otros project managers del mercado, Basecamp, Trello, etc, la diferencia está en el método que definimos y el compromiso del equipo en utilizarlo

Y lejos de que haya una única manera correcta de usar un project manager, esta es la manera en que lo usamos nosotros, logrando escalar y saber qué pasa en los distintos equipos de Shake.

Así es cómo nosotros usamos Asana

  1. Compromiso: Si no está en Asana, no existe. Toda tarea debe estar en Asana. Esto nos da la capacidad de seguimiento sobre lo que nuestros clientes nos piden y su entrega en tiempo y forma.
  2. Toda tarea tiene un responsable: El vicio de crear tareas se adquiere muy fácil, pero el asignar un responsable le da un peso sobretodo cuando el responsable es otra persona que debe aceptarla y verificar que dispone de la capacidad de trabajo para entregarla en tiempo y forma. Además, este ida y vuelta entre quien creó la tarea y quien la ejecutará, crea el momento ideal para verificar que dispongamos de los materiales necesarios para ejecutarla.
  3. Toda tarea tiene una fecha de entrega: Asana ofrece la posibilidad de detallar cuándo comienza y cuando termina la tarea, pero la fecha por definición, es la fecha de entrega. Esto hace que cada miembro del equipo ingrese a “My tasks” y ya sepa qué tiene que entregar en ese día y los siguientes
  4. Planificar las tareas grandes en pequeñas: Cuando una entrega es grande, algo que tome más de un par de horas, se asigna el entregable al líder del área, y este se ocupa de planificarla en pequeñas tareas de no más de un par de horas cada una, asignadas a cada responsable y con fecha de entrega. Esto es útil para poder trabajar en el día a día con las tareas ya planificadas y ser consciente del caudal de trabajo diario que tendrá el equipo durante el mes.
  5. Sprints semanales: Todos los Lunes por la mañana es el momento de sincronización de todo el equipo, acá nos tomamos el tiempo necesario entre todos los involucrados para asegurarnos que todos estemos al tanto del avance de cada proyecto y si surgen cambios se actualizan las tareas en Asana.

Por último, aunque nuestros clientes tienen acceso y fomentamos que ingresen a Asana, para facilitar y asegurarnos que no nos queda nada fuera de este proceso, en Shake asignamos project managers a cada cliente. Ellos son los embajadores de nuestros clientes dentro de Shake y son los responsables de que todo lo pedido por el cliente se ejecute en tiempo y forma utilizando Asana para centralizar la operación.

ShakeAgain es una compañía joven, con los desafíos de crecimiento en clientes, equipos, habilidades y servicio que esto implica, y este método nos permitió escalar manteniendo un control sobre el servicio entregado. Tal como le decimos a las compañías que confian en nosotros, no es que hagamos magia en nuestro servicio, sino que somos ordenados en nuestra operación.

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