Planificar con Empatía

Ideas, objetivos, lápiz, papel, herramientas de project management o to-do lists. Quizás un café o alguna bebida para tener la mente 100% enfocada. Hasta hace algún tiempo esos pasos eran parte de mi proceso de planificación para cualquier proyecto. Sin embargo, por más horas que le dedicara a la planificación, muchas veces no cumplía con el objetivo, se me escapaba algún detalle o simplemente el proyecto descarrilaba. 

Personalmente creo que la mejor manera para aprender es perder el miedo a equivocarse. Así que hoy, varios años de aprendizajes después, soy Project Manager en Shake Again. Nunca sé explicar bien mi trabajo porque hay PMs de todos los colores imaginables pero si hay algo que nos debiera caracterizar es la capacidad para unir equipos y aclarar ideas. 

Mi proceso para planificar cambia siempre (es mi forma de aprender) pero hace un tiempo entendí que el core de todo es la empatía. Como PMs tratamos de mirar cada proyecto desde arriba, prestando atención a que cada parte del proyecto se ejecute de la mejor manera posible. Pero ojo, los proyectos los ejecutan personas que, como vos y yo, tienen días buenos y días malos. Es ahí donde el trabajo se pone divertido. 

Construcción colectiva de las respuestas

Me gusta englobar cada proyecto en una pregunta global que nos ayude a definir el éxito del mismo. ¿Cómo logramos más ventas para este cliente?, ¿cómo podemos lograr conocer mejor a nuestros usuarios?, etc. Esto me ayuda a tener más claro el resultado final que quiero obtener. Ahora bien, los PMs no tenemos todas las respuestas. 

Por eso, un requisito infaltable para cualquier proyecto exitoso es que todos los equipos que participen en la “ejecución” sean parte de la planificación. De nada sirve tener las mejores herramientas para project management si el equipo no se siente identificado con cómo se usa dicha herramienta. Es poco real describirse como una empresa “ágil” si para hacer un mínimo cambio en el proyecto, debe pasar por toda una estructura de aprobación. 

En Shake confiamos en los equipos. Trabajamos para que, sin importar la experiencia que cada uno tenga en su rol, todes puedan participar en la planificación de los proyectos y nos ayuden a encontrar respuestas innovadoras a las preguntas de siempre. 

Entonces, ¿cómo planifico mi proyecto? 

Mi consejo inicial es que evitar enfocarse en las metodologías, herramientas o tecnologías  porque, si bien son importantes, son temas secundarios para planificar. La clave está en tener claro el resultado final que se quiere obtener y en cómo cada participante del proyecto aporta a ese resultado. 

Demasiado largo, no quiero leer esto. Tirame la posta en bullets

• Enfocarse en las personas, no los procesos.
• Comenzar a planificar teniendo claro a dónde se quiere llegar y cuál es el resultado esperado de ese proyecto. A mi me gusta darle contexto a los proyectos con preguntas. Ejemplo: ¿cómo podemos generar más ventas a través de los Instagram Stories? 
• Teniendo claro cómo responder esa pregunta, dividir esa respuesta en tareas pequeñas. Los proyectos se suelen trabar cuando el siguiente paso no queda claro. 
• Cada tarea debe tener una fecha límite  y responsable. . 
  • En Shake usamos Active Collab como herramienta de project management, hay muchas más, mi favorita es Basecamp. 
• No tener miedo a iterar. Un cambio a tiempo es mucho más valioso que llegar al objetivo con el equipo agotado.